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Il Consiglio Nazionale, nel voler proseguire le iniziative già intraprese in materia di digitalizzazione e semplificazione ha messo a punto un software gestionale, ora reso operativo, che consentirà un aggiornamento in tempo reale dell’elenco degli iscritti agli Ordini Provinciali.
Questo permetterà di gestire la tenuta aggiornata di un indirizzario e la pubblicazione in un elenco riservato consultabile in via telematica solo dalla Pubbliche Amministrazioni, dei dati identificativi di tutti gli iscritti con il relativo indirizzo di posta elettronica certificata, così come espressamente previsto dall’art. 16 del D.L. 185/2008, convertito con legge n. 2/2009.
A tal fine, si trasmette, in allegato, un modello standardizzato in formato elettronico (ModelloAnagrafica-IndirizzarioPEC.xls), ove andranno inseriti gli elementi necessari per costruire l’ anagrafica di tutti gli iscritti.
Il file costituisce un nuovo tracciato record per gli aggiornamenti del database gestione iscritti e liste pec. Per le nuove modalità di caricamento automatico e per garantire la perfetta funzionalità del caricamento stesso si invitano gli Ordini Provinciali a seguire con la massima precisione le indicazioni operative che si riportano.
Per garantire la massima fluidità e funzionalità della procedura, si rammenta agli Ordini Provinciali che è opportuna la preparazione di un applicazione per esportare i dati sempre nello stesso formato e per la spedizione via PEC.
Il nome del file deve corrispondere alla sigla automobilistica dell’Ordine Provinciale (es.: per l’Ordine di Roma “RM.xls”) e dovrà contenere un solo foglio di lavoro denominato “Iscritti”.
Il file dovrà essere in formato excel 97-2003 (xls) e dovrà contenere sempre l’elenco completo di tutti gli iscritti e non le singole variazioni.
Gli aggiornamenti, che quindi verranno aggiunti al file, che - si ripete- dovrà sempre contenere l’elenco completo degli iscritti - dovranno essere trasmessi esclusivamente via posta elettronica certificata all’indirizzo PEC: listepec@ingpec.eu
Si indicano, di seguito, i contenuti esplicativi dei singoli campi:
- Sigla: sigla automobilistica dell’Ordine Provinciale;
- Cognome: cognome dell’iscritto;
- Nome: nome dell’iscritto;
- Codice fiscale: codice fiscale dell’iscritto;
- Data di Nascita: data di nascita dell’iscritto;
- Luogo di nascita: luogo di nascita dell’iscritto;
- Indirizzo: presso cui, di regola, riceve la corrispondenza;
- Comune: comune presso cui, di regola, riceve la corrispondenza;
- Prov: provincia presso cui, di regola, riceve la corrispondenza;
- CAP: cap dove di regola riceve la corrispondenza;
- PEC: indirizzo di posta elettronica certificata;
- Email: indirizzo di posta elettronica convenzionale (non certificato);
- Data_Agg: data di aggiornamento dei dati;
- Numero_iscrizione: numero di iscrizione;
- Sezione: (A o B);
- Settore: settore (Civile e Ambientale, Industriale, Dell’Informazione).
A tale ultimo proposito, si evidenzia che potrebbe verificarsi il caso in cui un ingegnere sia iscritto a più settori (es.: gli iscritti secondo il vecchio ordinamento): in questo caso, il campo va codificato in modo identico a quello dell’attestazione di ruolo presente nella firma digitale, già in uso con la convenzione con Aruba.
In particolare, il campo va codificato con:
- A: per il civile ed ambientale;
- B: per industriale;
- C: per quello dell’informazione.
Qualora si rendesse necessario inserire più codifiche, le stesse vanno separate con dei trattini (es.: A-B-C).
I modelli dovranno poi essere aggiornati, ed inviati con cadenza mensile all’indirizzo pec sopra indicato.
Si invitano gli Ordini ad una cortese fattiva collaborazione, atteso l’obbligo normativamente previsto di pubblicazione in un elenco riservato, consultabile in via telematica dalle pubbliche amministrazioni, dei dati identificativi degli iscritti con il relativo indirizzo pec. (art. 16, comma 9 D.L. 185/08 con legge 2/2009).
Si chiarisce da ultimo, che la mancanza dell’indirizzo PEC comporterà l’impossibilità da parte di tutte le Pubbliche Amministrazioni di trovare l’iscritto e che quindi negli elenchi che le Pubbliche Amministrazioni estrarranno dall’applicativo rimarranno esclusi gli iscritti privi di PEC.
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